viernes, 14 de septiembre de 2012

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

MAGALY RUEDA BARROS
ID 146530

MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

El manual de procesos y procedimientos incluye una serie de estamentos, políticas, normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la empresa.
Para hablar de manera concreta, podríamos decir que en una empresa en donde no se aplique correctamente (o para nada) el uso de los manuales de procesos y procedimientos, se presentarán seguramente uno o varios síntomas tales como:
a.            Confusión en las responsabilidades:
b.            No habrá normas establecidas
c.            No hay un control eficaz de las actividades
d.            No hay un procedimiento establecido

CARACTERISTICAS DEL MANUAL

Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que permita flexibilidad para su modificación y/o actualización mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las políticas que emita la organización, deben contar una metodología para su fácil actualización y aplicación. El esquema de hojas intercambiables permite acondicionar las modificaciones sin alterar la totalidad del documento. Cuando el proceso de actualización se hace en forma automatizada, se debe dejar registrada la fecha, tipo de novedad, contenido y descripción del cambio, versión, el funcionario que lo aprobó, y el del que lo administra, entre otros aspectos, Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación.

APLICACIÓN DE LOS MANUALES

La existencia del manual de procesos en la configuración de la organización permite facilitar la adaptación de cada factor de la empresa (tanto de planeación como de gestión) a los intereses primarios de la organización. Identificamos las siguientes funciones básicas del manual de procesos:
·                     El establecimiento de objetivos
·                     La definición de políticas, guías, procedimientos y normas.
·                     La evaluación del sistema de organización.
·                     Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
·                     Las normas de protección y utilización de recursos.
·                     La generación de recomendaciones.
·                     La creación de sistemas de información eficaces.
·                     El establecimiento de procedimientos y normas.
·                     La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.
·                     El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.
·                     La elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos.
Como podemos ver, los factores en los que influye el manual son de máxima importancia en la organización, y son fundamentales para la correcta gestión de la empresa.

CONTENIDO DEL MANUAL

El manual de procedimientos debe poseer en su contenido, los conceptos claros de: Misión, visión, estrategia, políticas, valores, principios, objetivos, funciones, productos o servicios.

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